Notes de frais

Fimac vous apporte des solutions en fonction de vos besoins parmi les logiciels partenaires EBP, SAGE ou CEGID.

Une plate-forme modulaire et évolutive

Construite autour d’une base de paramétrage très riche, d’une base de données unique et d’un système puissant de gestion de workflows multiples, la plate-forme E-FRAIS TRAVEL gère de façon autonome ou intégrée (au choix de l’entreprise) l’ensemble des phases du processus de gestion du déplacement professionnel grâce à des modules « métiers » dédiés.

Module « Déplacements »

Ce module permet de construire le justificatif « déplacement » de l’entreprise par Salarié sur la base des déplacements exécutés par les salariés en mission.

  • Interface de saisie des Km via une interface Web accessible sous navigateur Internet.

  • Feuille de route calendaire (client/Ville/Km)
  • KM mensuel pro

  • Archivage de ces données dans un onglet Studio de la fiche salarié du logiciel de Paye pour une consultation immédiate par le service Paie-RH.
  • ​Règles de validation par workflow
    • ​Visa salarié
    • Visa responsable
    • Visa comptable


Validation de la déclaration par 3 Visas

Le transfert vers la Paye Cegid est subordonné à la triple validation du déclaratif salarié.

  • Menu de Calcul de l’avantage en nature annuel
    • Menu de saisie des variables comptables
      • Frais entretien / réparations
      • Assurance
      • Location
      • Carte carburant
    • Champ ‘provision mensuelle’
    • KM mensuel perso à déduire à partir du relevé de compteur (2 relevés : origine, arrivée)
    • Champ ‘Montant annuel de l’A.N’ : Somme des frais x % usage perso KM
    • Montant de la régularisation

Module « Notes de frais »

Le module de Gestion des Notes de Frais permet au collaborateur de saisir les frais qu’il a encourus

dans le formulaire Web de note de frais (formulaire de demande de remboursement). Ce module dispose d’une interface de saisie simplifiée afin de réduire la charge pour le salarié.

Sa valeur ajoutée repose sur une interface conversationnelle qui allie simplicité et rapidité dans la saisie des données de type Frais.

Le module de gestion des notes de frais permet de gérer le cycle de vie complet des notes de frais en passant par le processus complet de validation et de comptabilisation.

I. Saisie des frais

1 - Saisie d’une note de frais

Première étape du processus : la saisie par le collaborateur (ou un chargé de saisie habilité) du formulaire de demande de remboursement de frais.

Le collaborateur accède au formulaire de saisie de la note de frais. La saisie est extrêmement intuitive afin de garantir un taux d’appropriation rapide par l’utilisateur. Il sélectionne d’abord la nature du frais à saisir soit en cliquant sur l’icône correspondantes (frais les plus souvent utilisés) soit sur la question proposée à l’écran: le masque de saisie s’ajuste alors automatiquement et apparaissent à l’écran uniquement les champs à saisir (obligatoires ou facultatifs) définis pour cette nature de frais.

Si oui, alors ouverture d’une fenêtre de saisie :

2 - Remise au contrôle

Une fois que tous les frais ont été saisis (la saisie peut être faite « au fil de l'eau »), le collaborateur remet sa note au contrôle. La note suit alors le chemin de validation qui lui a été rattachée.

3 - Suivi des notes

A tout moment, le collaborateur peut visualiser les notes de frais qu’il a saisies et voit où elles se trouvent dans le schéma de validation. Il garde un historique de celles-ci. De même, le contrôleur peut à tout moment visualiser les notes qu’il doit contrôler et les notes qu’il a validées.

En fonction de sa position dans son cycle de vie, la note change de statut :

  • avant la remise au contrôle par le salarié : statut « en saisie »,
  • après la remise au contrôle : statut « au contrôle » (avec indication du niveau de contrôle),
  • après le dernier niveau de validation : statut « contrôlée »,
  • après la génération du journal comptable : statut « au paiement »,
  • après la remise au paiement : statut « payée »,
  • après un refus de la note : statut « refusée ».

3 – Paramétrage des Frais

  • Menu paramétrage pour enrichir la Table des types de frais
  • Menu paramétrage des comptes comptables par type de frais
  • Menu paramétrage du code analytique ressource (donnée résidente en paye à créer T.L)
  • Génération des écritures analytiques par ressource et par type de frais au format Excel (identique au modèle actuel)
  • Création du fichier Excel et dépôt du fichier dans le répertoire E-RH