G.E.D

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La GED, un procédé incontournable pour gérer votre organisation

Il s'agit d'une solution logicielle permettant la gestion des contenus documentaires. Ce procédé permet d'organiser et gérer des informations et documents électroniques au sein d'une organisation.

Qu'est-ce que la GED (Gestion Electronique de Documents) ?

Il s'agit d'une solution logicielle permettant la gestion des contenus documentaires. Ce procédé permet d'organiser et gérer des informations et documents électroniques au sein d'une organisation.

La GED permet de stocker des documents papier sous format numérisé, de les classer et d'y accéder par des systèmes informatiques. Cela participe au processus de collaboration et d'échanges d'informations dans n'importe quel domaine d'activité, que ce soit en Finances ou en Ressources Humaines.

Les documents sont gérés automatiquement selon leur cycle de vie : de la création à l'archivage.

Ce processus de dématérialisation des documents permet un gain de temps et de moyens considérable quel que soit le type d'organisation qui l'utilise.

La gestion électronique des documents (GED) passe par 4 phases : l'acquisition, le traitement, le stockage et enfin, la diffusion.

- L'acquisition : Elle peut s'effectuer par l'intégration de documents papiers existants par une numérisation. Elle peut également se faire par l'intégration de documents électroniques existants tels que des fichiers bureautique ou  PDF ou encore par la création de documents par des logiciels intégrés.

- Le traitement : Le traitement des documents peut s'effectuer par recherche de mots clés ou concepts (le document est retrouvé grâce aux termes qui apparaissent le plus souvent) ou bien par type (en fonction des métadonnées tels que la source, l'auteur, la date etc...)

- Le stockage : Les documents sont gérés dans une base qui nécessite d'être adaptée en terme de volume. Les documents peuvent être hiérarchisés en fonction de leur contenu (vidéo, image, texte) et leur durée de vie peut être prise en charge en vue d'une hiérarchisation. Les sauvegardes sont importantes et doivent être fréquentes en adéquation avec les impératifs de l'organisation.

- La diffusion des documents : Les documents stockés sont ensuite visualisables et partageables par plusieurs structures. Ils sont accessibles via internet ou intranet.

Quels sont les enjeux de la GED ?

- Dématérialisation de la connaissance et des documents permanents

- Accessibilité des documents facilitée

- Intégration dans leur contexte métier ou contextuel au sein d'applications comme les Ressources Humaines ou les Finances.

- Baisse des coûts liés au traitement, production, stockage et recherche

- Valorisation de l'information par les échanges collaboratifs

- Gain de temps

Dans une phase évolutive très importante de la dématérialisation des procédés, Fimac anticipe les besoins des organisations publics en mettant à disposition des modules de GED métier intégrés aux offres existantes avec un accompagnement et une mise en oeuvre complète pour optimiser la gestion quotidienne autant en Ressources Humaines qu'en Finances.